“Nou…,” zei de man, halverwege de vijftig en licht kalend, hij keek me aan en vervolgde, “… ik heb de cursus erg nuttig en leuk gevonden. En weet je waarom? Ik bespaar nu heel veel tijd!”
Ik was in gesprek geraakt met een directeur van een middelgroot bedrijf uit Noord-Holland dat een aantal jaar geleden een schrijftaaltraining voor een tiental werknemers had georganiseerd. Ook hij was bij de training aangeschoven, omdat “ik er altijd wel wat van opsteek”. Ik had hem gevraagd wat hij nu – zo’n drie jaar na dato – nog had onthouden van deze schrijfcursus.
Waarschijnlijk ben ik niet de enige die na afloop van een gevolgde training of workshop vol inspiratie en goede voornemens naar huis gaat, waarna de waan van de dag mij inhaalt en ik ogenschijnlijk weer in mijn oude spoor verder leef. Maar als ik erover nadenk, is er eigenlijk altijd wel iets van de training wat mij bijblijft en wat een toegevoegde waarde voor mij heeft.
Bij de vijftiger was de opbrengst blijkbaar tijdwinst. Hij legde uit dat hij door de training nu meer dan ooit focuste op korte mailtjes. Dubbele tijdwinst dus eigenlijk. “Minder leestijd voor berichten van m’n collega’s en minder schrijftijd voor m’n eigen mails,” legde hij uit.
En hij heeft gelijk. Nog steeds kost het meer moeite en tijd om een mail te lezen dan een papieren versie met dezelfde boodschap. Dit betekent dat het schrijven van een mail een andere vaardigheid is dan het schrijven van een brief.
Wat het anders maakt? Mails met weinig woorden blijken prettiger te lezen, dan mails met veel woorden op ‘n pagina. Minder tekst dus.
Mensen ‘vergeten’ bovendien vaak te scrollen, dus de inhoud van je mail moet sowieso op één pagina passen. Korte mails! Niet verkeerd: je schrijft immers met als doel gelezen te worden. Haakt iemand halverwege of eerder af? Doel niet bereikt, vergeefse moeite, zonde van je tijd. Daarbij lezen velen de mail op hun mobiel: een nóg kleiner scherm, nog meer kans op afhaken.
Als je wilt dat iemand je mail helemaal uitleest… Weinig tekst, veel alinea’s en veel ‘wit’: zie hier de do’s and don’ts voor ’t schrijven van ‘n mail.
De winst is niet alleen tijdwinst. Korte teksten zijn vaak makkelijker te lezen dan lange teksten Uit onder meer onderzoeken van de Raad van Europa en de Europese Commissie blijkt dat teksten die geschreven zijn op een bepaald moeilijkheidsniveau (B1) door zo’n driekwart van de bevolking te begrijpen is. En laten nu net heel veel (overheids)instanties en bedrijven twee niveaus te hoog zitten: ze doen hun teksten op een moeilijkheidsniveau C1 de deur uit. Het gevolg? Deze moeilijke teksten zullen de meesten dus niet uitlezen.
Ik snap wel waarom deze Noord-Hollander juist het punt van de tijdwinst noemde. In de zakenwereld geldt immers ook in 2023 nog vaak het motto ‘tijd is geld’.
Paula van der Kolk
Senior trainer zakelijk Nederlands
(c) Taleninstituut Nederland